¿Tienes que escribir un email formal en inglés?

Muchos de mis estudiantes tienen que escribir correos electrónicos para sus trabajos, y casi todos tienen que leerlos de vez en cuando.

Aquí presento unos consejos sobre cómo escribir un email formal en inglés de forma más eficaz.

Quieres que te entiendan, ¿no?

Pero también quieres hacer una buena impresión en la persona que reciba tu email.

Así es conveniente seguir unas reglas para escribir bien tu email formal (o menos formal) en inglés.

Aquí tienes mis 9 consejos más importantes para escribir un email en tu trabajo, o en otras situaciones formales, y al final del artículo unos ejemplos de emails bien escritos.

Pues, adelante…

1. Un correo electrónico no siempre es una carta formal.

Primer consejo…

Podemos ser algo más flexibles con el formato y el lenguaje al escribir un email.

No tienes que molestarte en empezar con Dear Sir or Madam y terminar con Cordially Yours, y puedes usar las formas cortas como I’m, He’s, We’ve, She’d, etc.

Pero sí que deberías seguir las reglas de la buena gramática y ortografía.

Y si estás escribiendo un email formal, claro que es conveniente que seas formal – no rompas las reglas solo porque sí.

2. Sé siempre tan cortés como te sea posible.

Todos los matices de la voz y el tono se pierden con el correo y con la comunicación por escrito también.

Así que, si te expresas de forma demasiado directa, es muy fuerte para un angloparlante.

Usa siempre Please, Thank you, Would you? Could you please? y otras frases hechas que expresan cortesía en tus correos electrónicos.

A lo mejor no te parecen necesarias a ti, pero al recipiente probablemente sí lo son. Los anglosajones somos muy corteses y nos gusta comunicarnos con esta formalidad en el trabajo.

Para más sobre este punto, lee Polite Questions y la Cortesía en Estados Unidos.

O también te puede gustar la absurda cortesía de los anglosajones.

3. La comunicación es eficaz si comunica lo que tú quieres comunicar.

No tienes que dar la impresión de ser nativo en inglés si estás comunicando correctamente tu mensaje.

Sé claro sobre qué quieres que haga la otra persona, o qué información necesitas.

escribir email formal en inglés
Escribir emails es fácil… lo que es difícil es escribir código.

Ya he dicho que es mejor seguir “las reglas” si puedes. Pero si no tienes suficiente nivel todavía, pues, te puedes conformar con ser claro y sencillo en tu comunicación.

Si la persona te entiende, eso basta en muchos casos.

4. No añades mucha información extra.

Los correos suelen ser cortos y van directo al grano. Todo el mundo recibe tantos correos electrónicos hoy en día que no tienen tiempo de leer todo.

Leen rápido para ver si hay algo importante y si no lo encuentran, pasan al siguiente.

No debes añadir mucha información extra que podría distraer del mensaje.

5. Pon información relevante en el título del mensaje.

Si estás escribiendo a un amigo, “Hi” o “What’s up” bastan, pero para hacer negocios sería mejor algo como “Meeting Wednesday 12:30” o “Draft of contract for your review.”

Sé específico con el título de tu email formal.

(Actualizado, 2021 – ¿la gente sigue escribiendo correos electrónicos a amigos? No sé. Menos que antes, seguro. Hoy en día, hablo con mis amigos más en WhatsApp que por correo electrónico.)

6. No escribes nunca todo en mayúscula.

Escribir en mayúscula hace parecer que estás gritando. Hay que saber bien usar las mayúsculas. Tampoco es buena idea escribir todo en minúscula – eso te quita importancia.

Escribe como el inteligente ciudadano de un mundo globalizado que eres.

Si quieres saber exactamente qué hacer, mi otra página tengo un artículo sobre las reglas para usar bien las mayúsculas en inglés.

7. No uses mucho “text speak” al escribir emails en inglés

Es posible o probable que él que recibe tu mensaje sabe menos inglés que tu, así que no le hagas sufrir. Algunos ejemplos de abreviaturas que están generalmente aceptadas son ASAP (As Soon As Possible) y ETA (Estimated Time of Arrival).

Lo demás AFAIK, WTF, LOL, IMHO son demasiado informales para un contexto profesional. Aquí tienes un artículo que he escrito si quieres saber más sobre el textspeak y la jerga de internet.

8. ¡El inglés no es el español!

En inglés, usamos frases mucho más cortas. Si has sacado el CAE o el Proficiency, te doy permiso para hacer las frases como te da la gana, pero si no, ¡hay que acortarlas!

No pasa nada si rompes una frase larga del español en tres frases en inglés. Una buena regla para no-nativos es: máximo una coma.

Luego divídelo en otra frase. Con las frases cortas nos entendemos mejor.

Y por último…

9. Edita y revisa el email cuando hayas terminado.

¿La ortografía está bien? ¿Estás conjugando bien el verbo to be? Has puesto verbos auxiliares en tus preguntas? ¿Las frases son breves y manejables? ¿Estás usando los conectores?

Tu correo no tiene que ser perfecto, pero sí hazlo lo mejor que puedas.

Lo principal, cómo en todo, es practicar. No va a acabar el mundo por los errores que se cuelan en tus correos, así que escribe y ¡sigue escribiendo!

Yo me noto mucho mejor escritor ahora que hace años cuando empecé este blog, y tú también puedes mejorar–es el esfuerzo diario que más te ayudará.

cómo escribir un email formal en inglés

A continuación, unos ejemplos de emails bien escritos…

Unos ejemplos de emails formales en inglés

Aquí tienes unos ejemplos de cómo serían emails formales en inglés.

Puedes practicar en casa escribiendo algo tuyo – que la práctica hace el maestro.

Primer ejemplo es pedir información sobre un curso de inglés en Londres…

Dear Sir or Madam,

My name is María García and I am writing to request some information about your language school.

I’m planning to go to London this summer and I would like to sign up for some English classes while I’m there. Could you please send me a list of prices and schedules? I’d like to take a daily class, if possible.

Additionally, I’m not sure what my current level of English is. Here in Spain I was studying an intermediate (B2) level course at the Official Language School, but I’ve never spent much time speaking, and my spoken English isn’t very good. Do you have an online level test I could take?

Thank you for your kind attention, and I look forward to hearing from you soon.

Yours faithfully,

María García.

Como ves, María usa un registro algo más formal para escribir su email. Y hay expresiones que es buena idea memorizar y punto. Cosas como “I’m looking forward to hearing you soon” se usan en estas situaciones, y es mejor saberlas.

Más aquí: look forward to.

Otro ejemplo…

Un email formal en inglés para pedir un trabajo

También puedes escribir un email formal para pedir un trabajo. Aquí tienes un ejemplo de un breve email que funciona como carta de presentación.

Recuerda: es muy importante cuidar la ortografía en estas cosas: los que contratan están buscando cualquier razón de descartar un candidato, y si escribes mal en tu CV o carta de presentación, ya tienen una.

Aquí el email…

To whom it may concern,

I am writing with regards to the position as Junior Marketing Manager advertised on Linkedin.

My name is José Ortega and I have been working in Marketing for the last 7 years. Previous to this, I studied online marketing and innovation at the ABC Business School in Madrid, Spain.

I’m enthusiastic and hard-working, and I’m very interested in advancing my career at your company.

Please find attached my CV.

Yours faithfully,

José Ortega.

Estas expresiones como “Please find attached” también son importantes para los emails. En otro momento hablaremos de cómo escribir un CV en inglés, que es un tema más largo.

En fin…

¿Quieres aprender más inglés?

Espero que te hayan gustado mis consejos para escribir emails en inglés.

Mi libro 6 Claves Para Aprender Inglés ha ayudado a miles e personas a mejorar su inglés y soltarse en la conversación… En el libro, explico los secretos de la gente bilingüe y como puedes llegar a ser uno de ellos. Está en Amazon.com (América), en Amazon.es (España) y en iTunes.

También lo puedes comprar directo, en formatos electrónicos, de mi tienda online: gum.co/6claves

Mucho más en la página de libros.

Buen día,

Daniel.

P.D. Pronto tendré un nuevo libro sobre temas de Business English – o más bien cómo comunicarte con seguridad y soltura en una entrevista de trabajo. Más noticias pronto.

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